Di roba su come fare una riunione in rete se ne trova già tanta: presentazioni, pdf, post... e tutti più o meno ricalcano la stessa linea. Sarà perché devo ancora trovare qualcuno a cui piaccia partecipare alle riunioni... :)
Dopo un po' che cercavo però mi sono accorto che quasi nessuno mette a fuoco qualche punto che dell'importanza ne ha: provo a riassumerli in ordine sparso e vediamo che ne viene fuori.
- Posso fare a meno di indire la riunione?
Mica parliamo di niente: ok, gli obiettivi devono essere chiari, a seconda di come sistemo le sedie stimolo o meno la partecipazione... ma se la riunione è inutile, stiamo parlando di niente.
Le riunioni possono avere due scopi: o comunico qualcosa, o comunico qualcosa e voglio sapere il parere dei partecipanti.
Ammesso che nel primo caso quasi sempre basta una mail, se ci limitiamo a fare riunioni solo nel secondo caso ecco che il numero di incontri cala drasticamente. Di conseguenza cala anche il numero dei partecipanti: faccio intervenire solo chi è interessato e ha qualcosa da dire.
Quindi pochi incontri, con poche persone, e brevi: così saranno decisamente più utili.
In alternativa ci sono altri modi di comunicare: l'ordine dovrebbe essere
-contatti (mail, telefono...)
-colloqui (1vs 1)
-affiancamenti (eseguiamo insieme un dato compito che poi dovrai fare tu)
-riunioni
Quindi o ci interessa il confronto con i partecipanti, o scegliamo un modo diverso per comunicare.
- E' fondamentale moderare gli interventi
Se la riunione è un confronto, il rischio è che i partecipanti si allontanino dall'argomento prefissato.
Ogni intervento che non sia un contributo a ciò di cui si sta parlando va soppresso sul nascere, rimandando la discussione ad altra sede. Gentilmente, ma con fermezza.
Quelli bravi riescono a condurre una riunione portando tutti alla conclusione che vogliono, ma questa è un'altra storia... :)
- Dimmi prima di cosa parleremo. Dimmi dopo cosa abbiamo deciso
Se si vuole una partecipazione attiva e propositiva di tutti, serve un ordine del giorno preciso, almeno un paio di giorni prima della riunione. Così arriviamo tutti preparati e pronti a dare il proprio contributo alla discussione. Argomenti improvvisati o interrogatori non servono a nessuno. Davvero.
Dopo la riunione mettiamo tutto quello che si è deciso in una mail ed inviamola agli interessati (anche se non hanno partecipato). Non sia mai che dopo un mese arrivino frasi del tipo "ma io avevo capito che..."
- Pianificare la riunione per tempo
A una riunione devono essere presenti tutti gli interessati. Se però la convoco due giorni prima sarà dura che nessuno abbia impegni precedenti.
Nei limiti del possibile stabiliamo la data a seconda della routine lavorativa dei partecipanti: qualche giorno per chi lavora in ufficio, un paio di settimane prima (o anche più) per chi ad esempio va in missione all'estero. In questo caso magari informiamoci sugli impegni precedentemente presi dai partecipanti: un calendario condiviso può fare miracoli!
Poi di consigli ce ne sono tanti altri: solo un giretto fra i risultati di Google vi può dare un'idea. Ma è su questi tre che -per esperienza personale- di solito casca l'asino...
La foto è di Simon Greig
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