Feste, sagre e promozione turistica

E rompiamo la latitanza dal blog, durata decisamente troppo... :)

Andiamo a toccare uno dei miei argomenti preferiti: fiere ed eventi (ci ho pure fatto un e-book... non lo sapevi? beh, lo trovi qui :)

Lo spunto è della pagina FB Viva Desenzano: scorrendola trovate un po' di osservazioni su come la giunta comunale gestisca il tema turismo.

Tenendomi lontanissimo dalle polemiche, proviamo a buttare giù un paio di spunti che possano aiutare chi tutte le mattine tira su la serranda del negozio. In questi momenti è troppo facile prendersela con la politica, meglio provare a fare qualcosa di concreto, tenere gli investimenti al minimo e monitorare i risultati.

Date per scontate le iniziative dei singoli (promozioni, affissioni, sponsorizzazioni, etc.), proviamo a valutare un evento che interessi un'intera zona.

L'obiettivo è attirare gente in un contesto piacevole, con due obiettivi: fare cassa nel periodo dell'evento, e promuovere il territorio per un risultato a lungo termine. Ricordiamo sempre questi due punti: su questi andranno basate tutte le scelte e le decisioni.

Fare cassa durante l'evento (obiettivo a breve)

Promuovere il territorio (obiettivo a lungo)

Chiarito questo, procediamo per punti:

- DURATA: uno o più giorni? se una notte bianca si esaurisce in poche ora, la festa di un patrono dura una settimana. Decidetelo come prima cosa, perché questa scelta influirà su quelle future: parcheggi, occupazioni di sullo pubblico...

La determinante è quella delle persone stimate, che può essere inversamente proporzionale alla durata dell'evento: più dura, più i partecipanti si diluiranno su più giornate. Se non si ha idea di quanta gente possa arrivare, prendete esempio dalle iniziative simili svolte vicino a voi, almeno vi daranno un'idea di massima.

Ricordiamo che per avere successo dovremo avere l'"effetto folla": un'evento con poche persone non attira nessuno, e non invita a ritornare. Quindi, mantenendo sempre le elementari regole di sicurezza, adottate dei "trucchi" per affollare la vostra festa. Ad esempio, se prevedete poche persone, piuttosto che restringere l'area totale (scontentando le attività commerciali escluse) fate esporre i prodotti dei negozi all'esterno, in aree delimitate. Restringerete la carreggiata quel tanto da far apparire la vostra festa affollata e di successo :)

- MOTIVO: trovatene uno, l'importante è che sia replicabile negli anni tanto da diventare un appuntamento fisso. Notte bianca, rosa, viola, festa del patrono, quello che volete. Sceglietene uno e raccontateci sopra una storia in grado di coinvolgere chi partecipa. La Festa medievale di Brisighella in questo è maestra: tutto il paese in costume, ad ogni angolo un giocoliere o un cantastorie, ed è così riuscita che fanno pagare il biglietto di ingresso al paese...

- ISTITUZIONI: cercate un appoggio di un'associazione di categoria. Se riuscirete a coinvolgerla vi aiuterà molto all'inizio, sia economicamente che nei rapporti con il Comune. Permessi, occupazioni di suolo pubblico, parcheggi, sono argomenti che di solito spaventano le piccole amministrazioni, ed avere qualcuno dalla vostra parte potrà fare solo bene.


Questo è solo l'inizio, lo so. Ma del resto a metterci tutto si farebbe un altro libro, e non il post di un blog.

L'importante è che l'appuntamento in questione rappresenti un rilancio per il territorio e le sue attività: anche per le realtà più piccole, nelle quali sarà sicuramente più facile organizzarlo. Chiudere il centro di un paese per una settimana darà meno problemi che organizzare un evento di una serata nel centro di Bologna (fidatevi, ci sono passato...) :)


La foto è di Kiki

Organizzare una riunione: giusto due o tre cose...

Di roba su come fare una riunione in rete se ne trova già tanta: presentazioni, pdf, post... e tutti più o meno ricalcano la stessa linea. Sarà perché devo ancora trovare qualcuno a cui piaccia partecipare alle riunioni... :)

Dopo un po' che cercavo però mi sono accorto che quasi nessuno mette a fuoco qualche punto che dell'importanza ne ha: provo a riassumerli in ordine sparso e vediamo che ne viene fuori.

- Posso fare a meno di indire la riunione?

Mica parliamo di niente: ok, gli obiettivi devono essere chiari, a seconda di come sistemo le sedie stimolo o meno la partecipazione... ma se la riunione è inutile, stiamo parlando di niente.
Le riunioni possono avere due scopi: o comunico qualcosa, o comunico qualcosa e voglio sapere il parere dei partecipanti.

Ammesso che nel primo caso quasi sempre basta una mail, se ci limitiamo a fare riunioni solo nel secondo caso ecco che il numero di incontri cala drasticamente. Di conseguenza cala anche il numero dei partecipanti: faccio intervenire solo chi è interessato e ha qualcosa da dire.

Quindi pochi incontri, con poche persone, e brevi: così saranno decisamente più utili.

In alternativa ci sono altri modi di comunicare: l'ordine dovrebbe essere
-contatti (mail, telefono...)
-colloqui (1vs 1)
-affiancamenti (eseguiamo insieme un dato compito che poi dovrai fare tu)
-riunioni

Quindi o ci interessa il confronto con i partecipanti, o scegliamo un modo diverso per comunicare.


- E' fondamentale moderare gli interventi

Se la riunione è un confronto, il rischio è che i partecipanti si allontanino dall'argomento prefissato.

Ogni intervento che non sia un contributo a ciò di cui si sta parlando va soppresso sul nascere, rimandando la discussione ad altra sede. Gentilmente, ma con fermezza.

Quelli bravi riescono a condurre una riunione portando tutti alla conclusione che vogliono, ma questa è un'altra storia... :)

- Dimmi prima di cosa parleremo. Dimmi dopo cosa abbiamo deciso

Se si vuole una partecipazione attiva e propositiva di tutti, serve un ordine del giorno preciso, almeno un paio di giorni prima della riunione. Così arriviamo tutti preparati e pronti a dare il proprio contributo alla discussione. Argomenti improvvisati o interrogatori non servono a nessuno. Davvero.

Dopo la riunione mettiamo tutto quello che si è deciso in una mail ed inviamola agli interessati (anche se non hanno partecipato). Non sia mai che dopo un mese arrivino frasi del tipo "ma io avevo capito che..."

- Pianificare la riunione per tempo

A una riunione devono essere presenti tutti gli interessati. Se però la convoco due giorni prima sarà dura che nessuno abbia impegni precedenti.

Nei limiti del possibile stabiliamo la data a seconda della routine lavorativa dei partecipanti: qualche giorno per chi lavora in ufficio, un paio di settimane prima (o anche più) per chi ad esempio va in missione all'estero. In questo caso magari informiamoci sugli impegni precedentemente presi dai partecipanti: un calendario condiviso può fare miracoli!


Poi di consigli ce ne sono tanti altri: solo un giretto fra i risultati di Google vi può dare un'idea. Ma è su questi tre che -per esperienza personale- di solito casca l'asino...



La foto è di Simon Greig

La fiera non è roba per centometrisiti

A parlare con le persone mi rendo sempre più conto di una cosa: che sia una fiera, un evento, un open day, o qualsiasi altro appuntamento del genere, viene sempre vissuto come una gara da 100 metri.

Tutto pronti allo sprint finale (che si è sempre in ritardo), a lavorarci sul filo del rasoio, ad approvare stand all'ultimo minuto...

Lo so, gli ultimi giorni sono un casino, ma davvero vogliamo viverla così?

Ragioniamo: un evento del genere per tante aziende rappresenta l'investimento più grosso in termini di comunicazione. Vale la pena farlo organizzando le cose all'ultimo momento? Di corsa?

Sì, il commerciale starà martellando i cosiddetti a tutti i clienti da settimane per farli partecipare, ma se la promozione dell'evento si riduce ad invitare i contatti che conosciamo (e che magari verrebbero comunque), è decisamente pochino...

Provate a pensare all'evento come ad una maratona. Scordatevi lo sprint dell'ultima settimana, tanto dovrete farlo comunque e quindi non vale :)

Preparatelo -e promuovetelo- da prima, molto prima.

Pensate ad una storia da raccontare ai visitatori, e su quella costruite stand, materiale informativo e gadget.

Stimolate la curiosità delle persone, stuzzicatele in modo che siano loro a voler venire sul vostro stand, e non voi che le volete a tutti i costi.

Organizzate tutto per tempo, e lo sprint degli ultimi giorni sarà un po' più tranquillo. Risparmiate energie, vi serviranno per dopo.

Sì, perché l'evento non finisce secondo il calendario della fiera. In quel momento per voi comincia il secondo tempo! Recall, Follow-up, statistiche di visitatori e vendite, osservazioni su stand ed organizzazione... tutte cose da fare a cominciare dal primo giorno in cui comincia la routine d'ufficio. Che altrimenti dimentichiamo alcune cose, ne trascuriamo altre... E visto quanto costa di solito un baraccone del genere, sarebbe davvero un peccato!

Davvero, pensate all'evento come ad una maratona ed organizzate le cose per farvelo secondo il vostro passo: farete meno fatica ed avrete (un bel po' di) risultati migliori!

PS: nella foto il sottoscritto che in barba a tutto quanto scritto sopra si ritrova poi a finire il montaggio dello stand ad orari notturni indecenti. Ma era qualche anno fa, eravamo giovani... :)